Als gesetzliche Grundlage lässt sich § 286 BGB anführen, der den Verzug des Schuldner regelt. Der Verzug wiederum setzt u.a. eine Mahnung voraus.
Umgangssprachlich wird die Mahnung auch als Zahlungserinnerung bezeichnet. Darunter ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen, zu verstehen. Erst durch die Mahnung gerät der Schuldner in Verzug. Ersatzfähig sind nur die Kosten, die nach dem Eintritt des Verzugs entstanden sind. Dh die Kosten für die Mahnung selbst sind nicht ersatzfähig. Ebenfalls nicht die Verzugszinsen. Diese können erst nach Verzugseintritt berechnet werden (üblicherweise 5%-Punkte über dem aktuellen Basiszinssatz).
Eine Mahnung kann aber auch entbehrlich sein, zB wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, also bspw. zahlbar am 2. Januar 2006, oder sich nach einem vorauszugehenden Ereignis kalendermäßig berechnen lässt, z. B. zwei Wochen ab Lieferung, ab Zugang der Rechnung, ab Kündigung.
Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Handelt es sich bei dem Schuldner allerdings um einen Verbraucher (vgl. § 13 BGB), so muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein.
Zur Frist:
Die Frist muss grds. so bemessen sein, dass der Schuldner die Chance erhält, die versäumte Leistung nachzuholen. Bei einer normalen Geldzahlung dürften 7 Tage genügen, sicherer sind natürlich 14.